|
المهام
- مسؤولة أمام وكيلة الجامعة لشؤون الطالبات ومساعدة وكيلة الجامعة للشؤون الإدارية والمالية عن تنفيذ الأنظمة واللوائح والقرارات والتعليمات والسياسات الخاصة بالإدارة العامة للموارد البشرية – شطر الطالبات وما يرتبط بها من إجراءات.
- تشارك في وضع مختلف الخطط والبرامج والسياسات المتعلقة بالإدارة العامة للموارد البشرية - شطر الطالبات بالجامعة.
- تشرف على مختلف إجراءات التعاقد والتوظيف والتعيين لشؤون الموظفين من غير الهيئة التعليمية وبالتنسيق مع المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية.
- تشرف على كافة إجراءات التعاقد مع أعضاء هيئة التدريس من غير السعوديات بالتنسيق مع الكليات والعمادات المستقلة والمراكز المعنية بالجامعة بالتنسيق مع المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية.
- تشرف على المسابقات الوظيفية الشاغرة من مرحلة الإعلان عن الوظيفة حتى اختيار الموظفة المناسبة بالتنسيق مع المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية.
- تشرف على الإجراءات الخاصة بالترقيات والنقل والانتداب والإعارة والإجراءات والتأكد من الالتزام باللوائح والأنظمة الصادرة في هذا الشأن بالتنسيق مع المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية.
- تشرف على استكمال كشوف الرواتب وصرف الأجور الشهرية والبدلات وغير ذلك من مستحقات جارية أو طارئة وفقاً للأنظمة بالتنسيق مع المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية.
- تشرف على استكمال إعداد تقاويم الأداء الوظيفي وما يترتب عليه من إجراءات نظامية لكافة منسوبات – شطر الطالبات.
- تشرف على استكمال إجراءات احتساب الساعات الإضافية وفق النظام بالتنسيق مع الكليات.
- تضع خطط التدريب للموظفات وبرامج التدريب السنوي وربط التدريب باحتياجات الإدارة.
- تشارك في أعمال اللجان أو الاجتماعات ذات الصلة بأعمال الإدارة في إطار ما تكلف به من أعمال.
- تشرف على كافة الموظفات الإداريات والفنيات والمستخدمات على وظائف (رسمية/ تقاعد) بالإدارة والعمل على تنمية ورفع كفاءتهم.
- تعد تقاويم الأداء الوظيفي لرئيسات الوحدات التابعة لها.
- تشرف على إعداد ميزانية الإدارة مع إدارة التخطيط والميزانية والمتابعة وكذلك توزيع البنود الخاصة للإدارة قبل الاعتماد المختص.
- تحدد احتياجات الإدارة من القوى البشرية.
- تشرف على إعداد التقرير السنوي للإدارة.
- ترفع احتياجات الإدارة من القرطاسية.
- تشارك في لجنة مقابلة المتقدمات للعمل بقطاعات شطر الطالبات.
- تشرف على آلية الاحتفاظ بسجلات الموظفات والمعلومات الخاصة بالإدارة وأرشفتها.
- تقوم بما تكلف به من أعمال من قبل وكلية الجامعة لشؤون الطالبات وعميدة شطر الطالبات في مجال اختصاصها.
وحدة مديرة مكتب نائبة المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية :
مهام الوحدة :
- استلام المعاملات الواردة للإدارة (عادي / سري ) و توزيعها على وحدات الإدارة.
- متابعة تنفيذ الطلبات و الرد على الخطابات الواردة للإدارة .
- الرد على استفسارات و طلبات منسوبات الجامعة لجميع الفروع في كل مايخص الإدارة العامة للموارد البشرية – شطر الطالبات.
- جدولة و تنظيم اجتماعات نائبة المشرف العام على الإدارة العامة للموارد البشرية.
- استلام طلبات الدوران الوظيفي من قطاعات الجامعة و جدولتها و التنسيق مع عضوات اللجنة لعقد الإجتماعات بصفة دورية .
- إعداد محضر بمجريات و قرارات لجنة الدوران الوظيفي .
- تنفيذ توصيات لجنة الدوران الوظيفي و التنسيق مع الجهات ذات العلاقة .
- الإشراف على اجراءات المسابقات الوظيفية و التنسيق مع الجهات المعنية .
وحدة شؤون أعضاء هيئة التدريس:
مهام الوحدة :
- رفع تعاميم لجميع الجهات المتواجد بها أعضاء هيئة تدريس (كليات /معهد اللغة الإنجليزية) بداية كل فصل دراسي لطلب التالي:
- نماذج العبء التدريسي لأعضاء هيئة التدريس (م.أ.1)
- نماذج صرف بدل التعليم الجامعي.
- نماذج تكلفة المحاضرات (م.أ)
- نماذج خاصة بالمتعاونين بنظام الساعة (ن.س.2).
- التدقيق على عقود واستمارات المتعاونات بنظام الساعة.
- رفع مباشرات المعينات حديثاً من الأكاديميات.
- رفع طلب تفعيل الصلاحيات في النظام (الخدمات الإلكترونية) عند استلام القرارات الإدارية.
- رفع تعميم لجميع الجهات نهاية العام الدراسي فيما يخص الإجازات السنوية للقيادات الإدارية
- رفع طلب المتعاقدات باستقدام مرافقين.
- رفع طلبات الندب الإعارة، نقل خدمات لأعضاء هيئة التدريس.
- رفع طلب إضافة خبرات لأعضاء هيئة التدريس.
وحدة شؤون الموظفين :
مهام الوحدة :
- صياغة وتحرير الخطابات والتعاميم والقرارات الإدارية.
- فهرسة المعاملات الواردة والصادرة.
- متابعة المعاملات الواردة والصادرة.
- إعداد تقرير حول سير العمل.
- الحضور والانصراف للموظفات.
- متابعة الأداء الوظيفية.
- رفع كل ما يتعلق بإجراءات الموظفات المكلفات من خارج الجامعة من مباشرة، إجازة، تمديد تكليف، انتهاء تكليف، ومتابعتها.
- عمل قاعدة بيانات تشمل حصر كافة معلومات موظفات الجامعة بكافة قطاعتها.
- عمل ملف خاص لكل موظفة حسب الجهة (السيرة الذاتية).
- متابعة تثبيت موظفات البنود والشركات.
وحدة الرواتب والبدلات:
مهام الوحدة :
- • متابعة المتواجدات على راس العمل من أكاديميات واداريات وفنيات وغير المتواجدات سواء بالتقاعد او اجازة استثنائية او اجازة أمومة او ابتعاث.
- • تحرير خطابات تحويل وتثبيت الراتب لجميع منسوبات الجامعة.
- • تدقيق ومراجعه معاملات بدل السكن والتأثيث للمتعاقدات بشطر الطالبات وإحالتها للمشرف العام على الادارة العامة لشؤون أعضاء هيئة التدريس والموظفين.
- • متابعة صرف مستحقات البدلات (بدل طبيعة عمل، بدل ندرة، ضرر بدل التعيين) لجميع منسوبات الجامعة.
- • مخاطبه الجهات المعنية فيما يخص باستقطاعات الرواتب لجميع منسوبات الجامعة.
وحدة المعلومات:
مهام الوحدة :
- العمل على تطوير الأرشفة الإلكترونية للأنظمة الإدارية.
- العمل على تطوير الأنظمة الفنية والتقنية للموقع الإلكتروني وتحديثها.
- إنشاء قاعدة بيانات شاملة.
- تعديل البيانات الشخصية والمؤهلات العلمية.
وحدة الاتصالات الإدارية :
مهام الوحدة :
- إستلام كافة المراسلات الواردة.
· تنظيم إستقبال المراجعين والعمل على راحتهم وتذليل أي عقبات تصادفهم بالتنسيق مع أقسام
وشعب ووحدات الإدارة.
· متابعة المعاملات في أقسام وشعب ووحدات الإدارة وخارجها ومتابعة مراحل إنجازها.
· التنسيق مع قطاعات الجامعة في متابعة معاملاتهم ومعاملات منسوبيهم بالإدارة وبالعكس.
· تكوين وتنظيم أرشيف خاص بالإدارة ومتابعة توزيع وحفظ المعاملات.
· ترتيب وتنظيم جميع المعاملات الصادرة من الإدارة.
· أنواع المعاملات – وارد المعاملات الصادرة – داخلي – خارجي - سري
· الرد على إتصالات وإستفسارات المراجعين بشأن معاملاتهم .
|