المسؤوليات :
· إرسال الخطابات بتقاويم الأداء الوظيفي لمختلف قطاعات الجامعة.
· متابعة الخطابات المرسلة للقطاعات والتأكد من ورود جميع الردود الخاصة بتقاويم أداء الموظفين كل حسب تاريخ تعينه في الدولة.
· تسجيل تقاويم الأداء الوظيفي بعد تسجيلها بالحاسب الآلي للسجلات لحفظها بملف كل موظف.
· تحديث ومراجعة وتدقيق تشكيلات الوظائف المعتمدة من وزارة المالية.
· الاشتراك في إعداد الردود والاقتراحات عن المشاكل وتظلمات الموظفين.
· إعداد قرارات الإجازات بجميع أنواعها للسعوديين والمتعاقدين وقرارات الحسم والجزاء وفقاً للنظام.
· إعداد الخطابات لوزارة الموارد البشرية فيما يتعلق بالتوظيف وإنهاء الخدمة وخلافه.
· التنسيق مع قطاعات الجامعة في حدود اختصاصاتها ومستواها الإداري.
· إتخاذ وإستكمال الإجراءات النظامية اللازمة للإعلان عن الوظائف المطلوب التعاقد عليها وفق التخصصات المطلوبة ومتابعتها وإستقبال طلبات المتقدمين ، بعد التنسيق مع جهة الإختصاص داخل الإدارة.
· إقتراح ما من شأنه تنظيم وتسهيل عملية التعاقد والإعداد المبكر لها.
· تدقيق أوراق المرشحين المتعاقدين الجدد وتصنيفهم وفقاً للوائح والأنظمة.
· إعداد العقود بعد تدقيقها والتأكد من نظاميتها بعد إستكمال إجراءات التعاقد.
· متابعة وضع المتعاقد الوظيفي منذ وصوله حتى نهاية خدمته بما فيها (التعيين ، التجديد ، التمديد ، النقل ، الترقية ، طي القيد ، الإجازات ، إلخ).
· دراسة مشاكل البيانات والمعلومات والبرامج وإقتراح الحلول لها.
· الإتصال بشكل منظم ومستمر مع مركز التحول الرقمي وتقنية المعلومات لضمان التكامل.
· تسجيل كافة البيانات والقرارات ومتابعة القرارات غير المنفذة ، وإكتشاف الأخطاء والبيانات غير مسجلة ، والتنسيق مع الموظف المختص وعمادة تقنية المعلومات.
· متابعة أعمال ومهام وإجراءات شؤون الهيئة التعليمية وتطوير ميكنتها.
· حصر وتصميم جميع النماذج والخطابات المستخدمة أو المتوقع إستخدامها وتوحيد وتنميط المتجانس منها ، لتحقيق شمولية النموذج الواحد وإستخدامه لأكثر من غرض آلياً.
· توفير ومراجعة وتدقيق المعلومات التي تطلب من الإدارة العليا أو ترفع إليها ، وتوفير التقارير بجميع أشكالها ، وأنواعها ، وإعدادها وتجهيزها لسد حاجة إدارة الجامعة أو اللجان والإدارات المختلفة بالتنسيق مع الأطراف المختصة (لجنة التعاقد ، لجنة التدريب والإبتعاث ، لجنة الترقيات ، لجنة المسابقات ، لجنة برمجة وتنفيذ الميزانية ، إدارة البعثات ، إلخ).
· التحكم في حجز وفك الحجز للوظائف فيما يتعلق بتعيين أو ترقية السعوديين والتعاقد مع غير السعوديين وما يتعلق بشغل أو بأشغار الوظائف.
· إعداد وتجهيز الإحصائيات الدقيقة التي تساعد على رسم السياسات وإتخاذ القرارات.
· العمل على تكامل نظام القوى العاملة مع الأنظمة الأخرى آلياً.
· الإطلاع على برامج القوى العاملة خارجة الجامعة ، والإستفادة منها لتطوير نظام القوى العاملة.
· المراجعة الدائمة لمدخلات ومخرجات البرامج ، وتطويرها والعمل على شموليتها وتغطيتها لحاجة العمل بالتنسيق مع عمادة تقنية المعلومات.
· الدراسة والمشاركة في تحديد الإحتياجات التدريبية في مجال الميكنة والمعلومات والإحصاء واقتراح برنامج لها.
· متابعة وإعداد وتجهيز نماذج تقاويم الأداء الوظيفي لموظفي الجامعة كل حسب تاريخ تعيينه في الدولة.
· طلب نماذج الخطابات الخاصة بتقاويم الأداء الوظيفي والمستخرجة من برنامج القوى العاملة الآلي من عمادة تقنية المعلومات.
· إستقبال طلبات السعوديين المتقدمين للوظائف الأكاديمية من أعضاء هيئة التدريس ومن في حكمهم.
· المشاركة في إعداد ميزانية الوظائف والباب الأول.
· تنفيذ إجراءات التعيين للمتقدمين عن طريق المسابقة أو المرشحين من وزارة الموارد البشرية.
· إعداد بيانات الوظائف الشاغرة والمشغولة بمتعاقدين والإعلان عنها وإستقبال طلبات المتقدمين عليها وإنهاء إجراءات تعينهم.
· إعداد الدراسات عن التوظيف وحل المشاكل المتعلقة بسير العمل وتقديم الإقتراحات والحلول المناسبة.
· الإتصال بالقطاعات ذات العلاقة فيما يخص سياسة التوظيف.
· إعداد بيانات المستحقين للترقية ورفعها لعرض موضوع الترقيات على اللجنة الدائمة.
· متابعة تشكيلات الوظائف وملاحظة ما يستجد عليها ومعرفة الشاغر والمشغول منها وإقتراح المناقلات وفقاً للأنظمة والتعليمات.
· متابعة الوضع الوظيفي للموظف منذ إلتحاقه بالخدمة وحتى نهايتها ومنها (تعيين ، ترقية ، نقل ، إلخ) وإعداد بيانات الخدمة للموظف.
· إعداد الإفادات وشهادات التعريف والبطاقات الجامعية وبيانات الخدمة.
· تزويد اللجان ذات العلاقة بالمعلومات المطلوبة عن التوظيف والوظائف بعد التنسيق مع جهة الإختصاص داخل الإدارة.
|